Offre d'emploi : Assistant(e) Production

LE CLIENT :

Easy Skill, en pleine croissance, recherche à étoffer son équipe dans le département de production.

Easy Skill se spécialise dans la gestion des compétences et des projets industriels complexes, d'ingénierie externalisée pour lisser la charge de travail avec des équipes techniques externalisées. On propose une large gamme de services, incluant l'ingénierie, le recrutement, la formation, les solutions énergétiques, le pétrole et le gaz, l'énergie nucléaire, l'électricité, l'exploitation minière, la construction civile, l'assistance technique, la défense, la construction, les énergies renouvelables et le conseil.

DEPARTEMENT : PRODUCTION

• Lien hiérarchique : Directeur de Production
• Lien fonctionnel : Toute l’équipe Production (ALI FR & HRP FR), Directeur des Ressources Humaines, Manager Comptabilité & Finance, Chargé(e)s de Recrutement (Madagascar), Directeur de l'Unité Commerciale (Madagascar)
• Relations internes : Équipe Production, Chargé(e)s de Recrutement (Madagascar), Directeur de l'Unité Commerciale (Madagascar), Équipe Transformation
• Relations externes : Banques, fournisseurs, clients

LE ROLE :

• Assurer un soutien administratif et opérationnel au département Production, incluant diverses tâches de gestion administrative, de soutien à la facturation et de logistique. Offrir également un soutien ponctuel à l’équipe Account Management en fonction des besoins.

ACTIVITES ET RESPONSABILITES :

Assistanat Production :

• Imprimer, tamponner, signer et transmettre au client les factures transmises par ALI FR (plusieurs dossiers par mois).
• En cas de démobilisation : Vérifier les billets d’avion des collaborateurs concernés, superviser le retour des équipements et des badges d’accès, organiser la logistique du voyage retour vers Tana en coordination avec ALI FR.
• En cas de mobilisation : Commander les équipements de protection individuelle (EPI) et le matériel informatique requis, assurer le suivi de la livraison et de la mise à disposition du matériel.
• Organiser les coursiers pour le dépôt des factures, des EPI et du matériel informatique.

Assistanat RH :

• Réceptionner et signer les documents administratifs préparés par les RH (déclarations d’embauche/débauche, certificats de travail, etc.) uniquement sur instruction écrite.
• Gérer le carnet de l’OSTIE et délivrer les bons pour rendez-vous médicaux lorsque nécessaire.
• Communiquer toute information liée aux ressources humaines de l’équipe interne à la DRH.
• Informer la DRH de tout événement local impactant un salarié de l’équipe interne (ex. : absentéisme, accident du travail, arrêt maladie) en lien avec la hiérarchie concernée.
• Agir comme point de contact local avec les fournisseurs de services Visas, contrats et autorisations de travail, réceptionner et transmettre les documents nécessaires.

Assistanat Finance :

• Réceptionner et signer les déclarations fiscales préparées par le Manager Comptabilité & Finance uniquement sur instruction écrite, et s’assurer de leur envoi.
• Agir comme point de contact local avec la banque : Réceptionner et transmettre les avis de virements bancaires vers ALI FR.
• Agir comme point de contact local avec les fournisseurs : Réceptionner les factures papier, les scanner, les transmettre à ALI FR et les archiver. Le cas échéant, réceptionner les factures par courriel et les transmettre à ALI FR.
• Agir comme point de contact local avec les clients : Transmettre les avis de virements bancaires vers ALI FR.

Office Management :

• Assurer l’approvisionnement en matériel de bureau et fournitures courantes, et gérer les commandes via une plateforme d’achat en ligne.
• Suivre le paiement des factures liées aux frais de fonctionnement, et rediriger les factures vers le service concerné.
• Gérer les stocks de matériel de bureau et de fournitures courantes.
• Superviser le personnel de ménage et veiller à la propreté des locaux.
• Effectuer les relevés de compteurs pour les déclarations de consommation d’eau et d’électricité auprès de la Jirama.

Support en Account Management (en fonction des disponibilités) :

• Soutenir la rédaction et la mise à jour des documents techniques (DT) selon les besoins.
• Soutenir la mise à jour de la base de données candidats/clients.
• Établir les listes de prospection suivant les instructions des Account Managers (Sociétés, Postes, localisation, etc.) en utilisant LinkedIn.
• Être proactif en matière d'amélioration continue et organiser des campagnes de communication et des actions correctives.

Input / Output :

• Input : Demandes de l’équipe Production, de la DRH, du Manager Comptabilité & Finance, voire de l’équipe Transformation (Recrutement).
• Output : Livrables administratifs.

Contraintes liées au poste :

• Anticiper les délais dans un environnement international, en tenant compte des décalages horaires entre les équipes et les clients.
• Horaires de travail flexibles.
• Déplacements nationaux occasionnels.

Key Point Indicators (KPI) :

• Nombre de factures traitées et soumises dans les délais.
• Nombre d’actions administratives réalisées dans les temps.
• Qualité et exactitude des données mises à jour pour le recrutement.
• Qualité et exactitude des données mises à jour pour la gestion des visas et autorisations de travail.

Qualifications requises :

Diplômes

• Diplôme en assistanat de gestion administrative, finance ou ressources humaines.
• Première expérience dans un rôle en assistanat de gestion ou similaire, de préférence dans l'industrie des services RH et dans un environnement dynamique au rythme soutenu.

Langues :

• Niveau courant en malagasy et en français (compréhension, écrit et oral).
• Niveau d'anglais (compréhension, écrit et oral).

Outils Informatiques :

• Excellente maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, ERP, ATS, internet, etc.).

Autres :

• Un avantage mais non essentiel : Compréhension de l'environnement des énergies et des industries.
• Compréhension des profils techniques.

Compétences interpersonnelles requises :

• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.
• Bon relationnel et capacité à travailler en équipe, même à distance.
• Souci du détail et rigueur dans la gestion des dossiers et documents de travail.
• Sens du détail avec d'excellentes compétences en priorisation et en gestion du temps.
• Proactif(ve) et motivé(e) avec un état d’esprit orienté résultats.

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